SharePoint – älykästä tiedonhallintaa

Tämä koulutus tarjoaa kokonaisvaltasen ja käytännönläheisen johdatuksen SharePointin keskeisiin ominaisuuksiin ja hallintatyökaluihin. Koulutus kattaa sivustojen ja käyttöoikeuksien hallinnan, tiedosto- ja luettelohallinnan sekä sisällönhallinnan metadatan ja sisältötyyppien avulla. Lisäksi opit sivujen sisällöntuotannon, Power App -integraation ja työnkulkujen automatisoinnin Power Automatella sekä tekoälyavusteisen sisällöntuotannon perusteet.

Tavoite

Tavoitteena on valmentaa osallistujat tehokkaaseen SharePointin hyödyntämiseen organisaation sisällön hallinnassa ja yhteistyön tehostamisessa.

Kenelle

Koulutus soveltuu kaikille SharePointista kiinnostuneille.

Koulutuksen sisältö

SharePoint – johdanto

• Käyttömahdollisuudet; mihin modernia SharePointia voi hyödyntää?
• Mitä uusi SharePoint Premium tarjoaa?
• Järjestelmän rakenteen yleiskuva, sivustojen käyttöliittymä, sisällön selailu, navigaatio
• Sisällönhallinta ja yhteiskäyttö muiden sovellusten kanssa (mm. Power Apps, Power BI, Power Automate)
• Käyttäjän palvelut, oma profiili, omat asetukset, OneDrive
• Katsaus SharePoint Admin Centeriin

SharePoint – sivustojen hallinta

• Sivuston luonti ja katsaus keskeisimpiin asetuksiin
• Käyttöoikeuksien määrittäminen sivuston luontivaiheessa
• Sivustojen luonti itsepalveluna vs. luonti keskitetysti
• Sivuston ulkoasun mukauttaminen ja navigaation hallinta
• Useiden sivustojen yhteisen navigaation hallinta keskussivuston avulla
• Alisivustojen hyödyt ja haitat

SharePoint – käyttöoikeuksien hallinta

• Käyttäjien, käyttäjäryhmien ja käyttöoikeustasojen hallinta
• Sivustojen, kirjastojen, kansioiden ja sisältökohteiden käyttöoikeudet
• Oikeuksien periyttäminen ja yksilölliset oikeudet
• Sisällön jakaminen ulkoisille käyttäjille

SharePoint – tiedostohallinta

• Johdanto tiedostokirjastoihin
• Kirjaston perustaminen, keskeisimmät asetukset
• Versiohistoria, luonnosten käsittely, roskakori
• Uloskuittaaminen ja sisäänkuittaaminen, kommentointi
• Sisällön hyväksyntä
• Tiedostojen suojaaminen muutoksilta
• Sisällön kohdentaminen tietyille käyttäjille

SharePoint – luettelot

• Luettelo monipuolisena tiedonhallintaratkaisuna
• Katsaus SharePointin luettelomallivalikoimaan
• Luettelon luominen valmiista mallista ja tyhjältä pohjalta
• Luettelotiedon käsittely, tiedon tuonti ja vienti
• Sisällön suojaaminen vahingossa tehtäviä muutoksia vastaan
• Sisällön hyödyntäminen ulkoisissa sovelluksissa (Power BI, Power Apps ,Power Automate jne.)

SharePoint – näkymien hallinta kirjastoissa ja luetteloissa

• Luettelo monipuolisena tiedonhallintaratkaisuna
• Katsaus SharePointin luettelomallivalikoimaan
• Luettelon luominen valmiista mallista ja tyhjältä pohjalta
• Luettelotiedon käsittely, tiedon tuonti ja vienti
• Sisällön suojaaminen vahingossa tehtäviä muutoksia vastaan
• Sisällön hyödyntäminen ulkoisissa sovelluksissa (Power BI, Power Apps ,Power Automate jne.)

SharePoint – sisällönhallinta metadatalla

• Mihin metadataa tarvitaan?
• Kirjasto- ja luettelokohtaisten metadatasarakkeiden luonti vs. sivustosarakkeet
• Yhteisen metadataratkaisun toteuttaminen kaikkiin sivustoihin
• Katsaus termijoukkojen hallintaan
• Termihierarkian toteuttaminen
• Termien ja avainsanojen hallinta

SharePoint – sisällönhallinta sisältötyypeillä

• Mikä sisältötyyppi on ja miten se ratkaisee tiedonhallintaan liittyviä ongelmia SharePointissa?
• Sisältötyyppien luominen sivustolla
• Sisältötyyppien käyttöönottaminen kirjastoissa ja luetteloissa
• Metadatan kerääminen sisältötyyppikohtaisesti
• Sisältötyyppien julkaiseminen keskitetysti kaikkiin sivustoihin

SharePoint – sivujen sisällöntuotanto

• Katsaus erilaisiin SharePoint-sivuihin
• Rich text -tyyppinen sisältö ja Web-osat (Web Parts)
• Sivustoon lisättävän sisällön käsittely (Kuvat, videot, liitteet, linkit, Power BI –raportit yms.)
• Sivujen julkaisu, ajastaminen ja julkaisukäytännöt
• Uutisartikkelin luominen ja nosto sivustojen etusivuille

SharePoint – luettelon sisällönhallinta Power App -sovelluksella

• Johdanto Power Apps –palveluun
• Power App –sovelluksen hyödyt SharePointille
• SharePoint-luettelon lomakkeen mukauttaminen Power Apps Studiossa
• Power App –sovelluksen ohjattu luominen SharePoint-luettelon kautta

SharePoint – sisällönhallinnan automatisointi Power Automate -työnkuluilla

• Johdanto Power Automatella toteutettaviin pilvityönkulkuihin
• Katsaus valmiisiin työnkulkumalleihin vs. aloittaminen tyhjästä
• Työnkulun rakentaminen
• Työnkulun sisäisten toimintojen hallinta
• Työnkulun käytön seuranta, raportit, virheentarkistus
• Esimerkkejä yleisimmistä työnkuluista, mm. hyväksyntäkierrot ja sähköpostimuistutukset

SharePoint – johdanto tekoälyavusteiseen sisällöntuotantoon ja -hallintaan

• Uusi SharePoint Premium
• Copilot sisällöntuottajan ja käyttäjän tukena
• AI Builderilla valmiita ja itse muokattavia tekoälymalleja tiedonkäsittelyyn
• Microsoft Syntex – sisällön hallintaa ja analysointia tekoälyn avulla

Avainsanat

Microsoft, SharePoint, Tiedonhallinta, Sisällönhallinta