Tietosuojaseloste

Eduhouse Oy

Tietosuojaseloste

Päivitetty: 5.9.2022

Toimimme rekisterinpitäjän roolissa useille sopimusasiakkaillemme (”asiakas”), esimerkiksi silloin kuin asiakasorganisaatioissa työskentelevät käyttäjät (”käyttäjä”) ja asiakkaiden yhteyshenkilöt (”asiakkaiden yhteyshenkilö”) tallentavat henkilötietoja palveluumme.

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”seloste”) kertoo, kuinka Eduhouse Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja tarjotessaan asiakkaidensa yhteyshenkilöille ja käyttäjilleen pääsyn Eduhouse-palveluun (verkkoympäristö) (”palvelu”). Pyydämme lukemaan tämän selosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän selosteeseen muun muassa toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn selosteen. Eduhouse Oy:n avoimen kurssikalenterin koulutuskalenterin mukaisiin etäkoulutuksiin osallistuminen ja niihin liittyvä henkilötietojen käsittely käsitellään omassa tietosuojaselosteessaan.

Liiketoimintamme harjoittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä (henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö tunnistetaan tai on tunnistettavissa, kuten nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja profiilikuva). Olemme sitoutuneita suojaamaan henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) ja kulloinkin sovellettavan kansallisen tietosuojalainsäädännön (jäljempänä ”tietosuojalainsäädäntö”) mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä on Eduhouse Oy (jäljempänä ”Eduhouse”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Eduhouse vastaa siitä, että asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja käyttäjien henkilötietoja käsitellään tätä selostetta ja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Eduhouse Oy 

Yritystunnus: 1768399-5

Osoite: Leppäsuonkatu 6, 00100 Helsinki

Puhelinnumero: 0207 571 650

Sähköposti: asiakaspalvelu@eduhouse.fi

Yllä olevia yhteystietoja voi käyttää käsittelemiemme henkilötietojen osalta tietosuoja-asioita koskevissa kysymyksissä tai tiedusteluissa. Asian käsittely saattaa edellyttää tarvittavia toimia henkilöllisyyden varmistamiseksi. Annamme mielellämme lisätietoja ja ohjeita asian käsittelyyn liittyen.

Mistä lähteistä henkilötiedot ovat peräisin?

Keräämme henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta tai henkilöltä itseltään. Keräämme henkilötietoja, jotka

  • asiakkaan yhteyshenkilö tai käyttäjä on itse antanut meille esimerkiksi sopimuksen tekemisen yhteydessä tai silloin, kun hän kirjautuu palveluumme ja käyttää sitä;
  • asiakkaan yhteyshenkilö tai käyttäjä lisää vapaaehtoisesti profiiliinsa;
  • saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. kaupparekisteri, väestötietojärjestelmä, yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä; ja
  • jotka saadaan verkkosivustomme käyttöön liittyen evästeiden (Google Analytics -palvelun) avulla.

Asiakkaan yhteyshenkilön tai käyttäjän ei ole pakko antaa meille henkilötietoja, mutta tällöin Palvelun tarjoaminen ei välttämättä ole mahdollista.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Käyttäjiä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja potentiaalisia asiakkaita koskevat tiedot, kuten:

  • Käyttäjätiedot: etunimi, sukunimi, sähköposti (käyttäjätunnus), salasana, profiilikuva, organisaatioon liittyvä yksikkötieto/toimiala/divisioona, titteli, suoritetut kurssit ja kursseilla vietetty aika, suoritusmerkinnät, testitulokset, chat-keskustelut, palvelun käyttöä koskevat lokitiedot sekä evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivustoilta kerätyt tiedot.
  • Asiakkaan tai yhteistyökumppanin yhteyshenkilöt: etunimi, sukunimi, organisaatio, titteli, puhelin, sähköposti
  • Prospektit: etunimi, sukunimi, organisaatio, titteli, puhelin, sähköposti
  • Asiakasyhteydenotot ja asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: kirjeenvaihto, rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset sekä palvelua ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot ja asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset
  • Markkinointiin liittyvät tiedot: kuten suostumukset / kiellot sekä suoramarkkinoinnista kerääntyneet tiedot, kuten uutiskirjeiden klikkaus- ja avausprosentit

Eduhouse voi yhdistää eri lähteistä keräämiään henkilötietoja tässä selosteessa mainittuja tarkoituksia varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme aina lainmukaisen käsittelyperusteen käsillä olon. Käsittelemme asiakkaan yhteyshenkilön ja käyttäjän tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelun tarjoaminen ja asiakaspalvelu

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palveluiden toimittamiseen liittyen sekä ylläpitääksemme asiakassuhdetta asiakkaamme kanssa. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja muun muassa palvelujen toteuttamista, laskutusta, perintää, reklamaatioita ja asiakaspalvelun- sekä palautteen hallintaa varten. Keräämme myös yhteistyökumppaneidemme edustajien tietoja.

Keräämme myös asiakaskohtaiseen palvelun käyttöraportointiin liittyviä toiminnallisia tietoja muun muassa henkilön suorittamista kursseista, testeistä, käyttöajoista sekä sisällön tarkasteluista.

Näissä edellä mainituissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan / yhteistyökumppanin ja meidän väliseemme sopimukseen ja sen valmisteluun sekä oikeutettuun etuumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä

Henkilötietoja voidaan käyttää markkinointi- ja asiakasviestintään:

  • Asiakassuhteen yhteyshenkilöille saatamme toteuttaa sähköistä suoramarkkinointia sekä sosiaalisen median mainontaa kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista ja sisällöistä tai markkinoidaksemme muita meidän tai kumppaniemme palveluita tai toteuttaaksemme erilaisia kampanjoita ja kilpailuita ennen asiakassuhteen alkua, asiakassuhteen aikana tai sen jälkeen.
  • Palvelun käyttäjälle, jollei asiakkaan kanssa ole muuten sovittu, saatamme toteuttaa sähköistä suoramarkkinointia ja sosiaalisen median mainontaa kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista ja sisällöistä tai markkinoidaksemme muita meidän tai kumppaniemme palveluita tai toteuttaaksemme erilaisia kampanjoita ja kilpailuita asiakassuhteen aikana. Saatamme toteuttaa markkinointiviestintää palvelun käyttäjälle myös asiakassuhteen jälkeen, mikäli hän on itse tilannut uutiskirjeet tai blogin.
  • Saatamme kohdistaa markkinointia myös uusille mahdollisille asiakkaille (prospekteille) Tällöin käsittelemme yritysten yhteyshenkilötietoja ja huolehdimme tietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Tallennamme, ryhmittelemme, analysoimme ja muuten käsittelemme asiakassuhteen yhteyshenkilön, käyttäjän ja prospektin henkilötietoja, jotta voimme paremmin ymmärtää heidän mielenkiinnon kohteitaan ja tarjota heille heitä kiinnostavia tuotteita tai palveluita. Keräämme esimerkiksi tietoa sivustokäyttäytymisestä sekä käsittelemme katseluhistoriatietoja tarjotaksemme kohdennettua viestintää ja markkinointimateriaalia. Käytämme verkkovierailuista kertyvää sivustostatistiikka myös asiakassegmentointiin myyntiämme varten.

Yllä mainituissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme sekä mahdollisesti henkilön antamaan suostumukseen.

Asiakkaan yhteyshenkilöllä, käyttäjällä ja prospektilla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin ja telemarkkinointiin sekä profilointiin; katso tämän Selosteen kohta “Millaisia oikeuksia henkilöillä on?”.

Liiketoimintamme kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Saatamme myös käsitellä henkilötietoja palvelujen tarjoamiseen liittyvän liiketoimintamme kehittämiseksi sekä sisäistä raportointia varten. Tällä tarkoitamme muun muassa henkilötietojen käsittelyä sopivan kurssivalikoiman tarjoamiseksi tai markkinointitutkimusten, asiakaskyselyiden ja mielipidetutkimusten tuottamista. Sisäisistä raporteista ei kuitenkaan käy ilmi yksittäisen käyttäjän tiedot.

Käsittelemme henkilötietoja myös palvelun ja verkkosivun tietoturvasta huolehtimiseksi, palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palvelun ja sen liitännäisten palvelujen, järjestelmien, työkalujen ja prosessien testaamiseksi ja kehittämiseksi.

Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa Palvelumme ja verkkosivumme asianmukainen toimivuus, tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot Palvelun kehittämiseen ja liiketoimintamme johtamiseen.

Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen

Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (muun muassa kirjanpito ja verotus), oikeudellisiin kanteisiin ja vaatimuksiin vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka rikosten, petosten tai muiden väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite tai oikeus.

Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?

Henkilötietoja käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanimme, kuten ulkoistettua myyntiä, markkinointia tai palvelun toteutusta lukuumme tekevät toimijat. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme. Annamme lisäksi suoritustietojen tarkasteluoikeuden asiakasorganisaation nimetyille yhteyshenkilöille täyttääksemme sopimusvelvoitteemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli asiakas on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.

Siirretäänkö henkilötietoja EU:n TAI ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme/ sopimuskumppaneistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällainen on esimerkiksi aktivointiviestien ja osaamiskartoituksien keräämiseen käyttämämme Survey Monkey (SVMK Inc.), HubSpot, Inc, ActiveCampaign, Inc. Tässä tapauksessa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Käyttäjien suoritustietoja ei siirry EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Miten kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa tai niin kauan kuin tämän rekisterin mukaiset käyttötarkoitukset ja osapuolten oikeudet ja velvoitteet sitä edellyttävät. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa sekä kehittääksemme palveluamme.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi myynti- ja markkinointitarkoituksiin myös ennen asiakassuhteen alkua tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen, ellet ole tätä erikseen kieltänyt. Tällöin poistamme henkilötietosi, jos esimerkiksi yhteystietosi eivät enää toimi ja jos tietojen poistolle ei ole muuta estettä. Lisäksi saatamme poistaa tietosi pyynnöstäsi, jos se on mahdollista.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Miten tiedot suojataan?

Henkilötiedot on suojattu teknisin toimenpitein. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin, tunnuksin ja salasanoin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina. Toimitilamme sijaitsevat kulunvalvotussa kiinteistössä sekä tilat, joissa tietoja käsitellään ovat valvottuja ja suojattu tarvittavalla tavalla.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta Tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Henkilötietojen antaminen ja käsittely on palveluidemme kokeilemiseksi ja sopimusten solmimiseksi sekä täyttämiseksi pakollista siltä osin, että pystymme varmistamaan, että sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät eikä väärinkäytöksiä tapahdu.

Millaisia oikeuksia henkilöillä on?

Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, joihin kuuluu tietyissä tilanteissa muun muassa tarkastusoikeus sekä oikeus saada tiedot oikaistua tai poistettua. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lainsäädännössä määrittelemissä tilanteissa. Oikeuksien täysimääräiseen käyttöön voi kohdistua rajoituksia.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tulee esittää kirjallisesti henkilötietojen käsittelijän yhteyshenkilölle. Oikeuksien käyttöä koskevat tilanteet arvioidaan tapauskohtaisesti ja niistä annetaan aina erillinen ratkaisu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön vastataan pääsääntöisesti kuukauden (1) kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö on maksuton. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan rekisteröidyltä periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä suorittamasta pyyntö. Rekisteröidyllä on oikeus kohdistaa pyyntönsä vain itseään koskeviin tietoihin. Oikeuksia ovat muun muassa:

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen

Henkilöllä on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilöä koskevia tietoja sekä saada tietää mitä henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi henkilöllä on oikeus saada täydentäviä tietoja muun muassa henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Henkilöllä on oikeus pyytää, että korjaamme häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Vaikka emme käsittelisi henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, henkilö voi milloin tahansa kieltää tietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten ottamalla yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, henkilöllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi henkilön oikeudet taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Tulee huomata, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty tarjoamaan palvelua henkilön käyttöön.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, henkilöllä on oikeus saada meille sähköisesti toimitetut tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme. 

Henkilötietoja koskevat yhteydenotot

Tietojenkäsittelyä koskevissa asioissa meihin voi ottaa yhteyttä yllä mainittuja henkilötietojen käsittelijän yhteystietoja käyttäen. Mikäli henkilö katsoo, ettei hän saa henkilötietojen käsittelyä koskevaa asiaa ratkaistua keskinäisen yhteydenpitomme kautta, hän voi myös olla yhteydessä toimivaltaiseen valvontaviranomaiseen, eli tietosuojavaltuutettuun: tietosuoja.fi.