Office-osaaminen ratkaisee työtehossa

Office-ohjelmat eli Word, Excel, PowerPoint ja Outlook, ovat perustyökaluja monessa työssä. Osaaminen näissä työkaluissa onkin kriittistä ja osaamattomuus kääntyy helposti tuhlatuksi työajaksi.

Kouluttajana olen käynyt erilaisissa työpaikoissa ja yhteisöissä ja nähnyt käytännössä, miten ihmiset ohjelmiaan käyttävät. Ja ennen kaikkea olen nähnyt monia tapauksia, joissa aikaa on käytetty tuntikaupalla turhaan, kun työkalut eivät ole olleet tuttuja. Kerron muutaman esimerkin.

Osoitetarrojen salaisuus

Ensimmäinen esimerkki oli hyvin mukava vanhempi rouva, joka työskenteli erään kunnan leivissä. Olin paikalla kouluttamassa PowerPointin käyttöä hänelle ja muulle ryhmälle. Kurssin lounastauolla rouva hieman sivulauseessa kertoi, miten hankalaa PowerPointilla on ylläpitää osoitetarroja.

Osoittautui, että tämän pienen viraston monet postitukset tehtiin printtaamalla osoitteet tähän tarkoitukseen luodusta PowerPoint-tiedostosta. Rouva vaivalloisesti ylläpiti satojen osoitteiden kokoisia PowerPoint-esityksiä, jotka sitten tulostettiin tarrapaperille, leikattiin ja liimattiin kirjeisiin. Uudet osoitteet lisättiin uuteen ppt-diaan esityksen lopussa tai poistetun osoitteen tilalle aiempaan diaan. Tämä oli vaivalloista ja tietyn osoitteen löytäminen oli työlästä, koska osoitteet olivat hyvin mielivaltaisessa järjestyksessä.

Kurssin jälkeen näytin rouvalle, miten saman voisi tehdä käyttäen Wordin postitustoimintoja. Osoitteet pystyi syöttämään Exceliin, jossa niiden hallinta oli helpompaa ja tulostamaan sitten Wordin avulla. Vaivan määrän väheni joka kohdassa, esimerkiksi silloin, kun uusia osoitteita lisättiin, järjestely ja hallinta helpottui merkittävästi. Käytimme rouvan kanssa yhteensä kolmisen varttia postitustoimintoihin tutustumiseen ja sen seurauksena rouva itse arvioi säästävänsä monen päivän työt.

Vähemmän puuduttavaa toistoa

Toisena tulee esimerkki eräästä asianajotoimistosta. Siellä assistentti tulosteli jatkuvasti hyvin samantapaisia Excel-taulukoita ja käytti paljon aikaa, että sai taulukoiden otsikot tulostuisivat joka sivun ylälaitaan. Hän oli ensin laskenut, montako riviä taulukkoa mahtuu tulosteeseen sivulle, sitten kopioinut otsikkorivin ja sijoittanut sen useaan kertaan taulukkoonsa.

Valitettavasti otsikointi piti korjata aina, kun taulukkoon tuli uusia rivejä, tai kun taulukkoa piti järjestellä uusiksi. Tämä vei assistentilta paljon aikaa.

Kurssilla pystyimme viidessä minuutissa läpikäymään otsikoiden toistamisen tulosteessa. Tämä muutti aiemmin jatkuvaa vaivannäköä vaativan asian pikkujutuksi, jonka pystyi nyt tekemään hetkessä. Lisäksi taulukoiden ylläpito oli paljon helpompaa.

Enemmän aikaa oleelliseen

Kolmas esimerkki tulee eräästä liitosta. Olin kouluttanut siellä useasti ja kerran koulutukseen pistäytyi itselleni tuntematon nainen, joka ei siis osallistunut koulutukseen. Hän kertoi, vaikkei itse ei ollutkaan käynyt koulutuksessa, ne olivat säästäneet häneltä tolkuttomasti aikaa. Viereisessä toimistossa istuva herra nimittäin oli ollut koulutuksessani, eikä nyt jatkuvasti käynyt naisen toimistossa pyytelemässä apua.

Aiemmin molempien työaikaa kului paljon hukkaan, kun tämä mieshenkilö kävi jatkuvasti kysymässä naiselta apua. Jos selittämiseen meni vartti, oli siinä tuhlattu puoli tuntia molemmilta ja usein meni vielä pidempäänkin. Ongelmat eivät olleet mitenkään mahdottomia: miten siirtää tekstiä, avata pdf tai lisätä puhelinnumeroita Exceliin.

Nyt heidän keskustelunsa koskevat enemmän työn sisältöä kuin Wordin käytön kiemuroita.

Perusosaaminen kuntoon helposti

Näissä antamissani esimerkeissä ei ole kyse mistään rakettitieteen osaamisesta, vaan nimenomaan perusasioista. Jos perusteissa on aukkoja, työaikaa alkaa kulumaan hukkaan hyvin epätyydyttäviin asioihin.

Mitä vähemmän osaan, sitä enemmän joudun tekemään asiat käsin, vaikeimman kautta ja hankalimmalla mahdollisella tavalla. Ohjelmista löytyy paljon aikaa säästäviä toimintoja.

Yhden päivän käyttäminen koulutukseen näissä perusasioissa voi tuntua paljolta, mutta lopulta kyse on investoinnista. Asian voi mieltää vähän samaan tapaan kuin se, mitä auton siivoaminen tarkoittaa taksinkuljettajalle. Toki taksiautoa siivotessa ei voi samalla tehdä tiliä, mutta ilman siivousta alkaa tuotto heikkenemään, sillä kukapa haluaisi kyytiin likaiseen taksiin.

Toinen ehkä vielä osuvampi vertauskuva on hammaslääkäriin meno. Toki käynti voi tehdä kipeää, mutta jos et käy, kärsit pitkän aikaa. Samoin koulutuksessa käyntiin menee aikaa ja rahaa, mutta ilman käyntiä tuhlaat aikaa ja rahaa jatkuvasti.

Innostuitko päivittämään osaamistasi? Tutustu Wistecin koulutuskalenteriin.