Onko sinun projektillasi mahdollisuuksia onnistua?

Lähes 30-vuotisen projektikokemukseni perusteella olen huomannut, että paras tae projektien onnistumiseen on formaali suunnittelu ja projektin jatkuva seuranta.

Projektin epäonnistumiseen vaikuttavia tekijöitä voi hallita monilla keinoin, mutta sivuraiteelle joutuneelle projektille paras ratkaisu on monesti sen keskeyttäminen.

Tunnista projektin epäonnistumiseen vaikuttavat syyt

Project Management Solutions Inc. on tehnyt tutkimuksen projektien onnistumisista ja epäonnistumisista.

Kyseisessä tutkimuksessa etsittiin mahdollisuuksia projektien pelastamiselle. Kaiken kaikkiaan tutkittiin 163 projektia ja tutkimukseen osallistui eri organisaatiotasolla toimivia henkilöitä. Mukana oli yrityksiä seitsemältä eri toimialalta ja ne jakautuivat kokonsa osalta suhteellisen tasaisesti suuriin, keskikokoisiin ja pieniin yrityksiin.

Tutkimuksessa nousi selkeästi esiin viisi keskeistä syytä projektien epäonnistumiseen.

1. Epäselvä ja puutteellinen vaatimusmäärittely
2. Resurssien vähäinen määrä tai suoranainen puute
3. Projektin liian tiukat tai muuten epärealistiset aikataulut
4. Huono projektisuunnittelu
5. Riskienhallinnan puute

Nämä projektien epäonnistumiseen liittyvät syyt kietoutuvat kaikki yhteen ja nostavat onnistuneen projektinhallinnan keskiöön projektisuunnittelun ja riskien hallinnan.

Projektinhallinnassa korostuu suunnittelun merkitys

Projektisuunnitelman ja aikatuluksen tehtävä on pitää projektin tavoitteet ja projektinhallintaa tukevat osa-alueet keskenään tasapainossa.

Hyvä projektisuunnitelma ja realistisesti tehty aikataulutus viestii asiakkaalle, ohjausryhmän jäsenille ja projektitiimille, miten projektin tavoitteet vastaavat olemassa olevaan tarpeeseen sekä millä aikataululla ja budjetilla projektin tavoitteet tullaan saavuttamaan.

Suunnitteluvaiheessa, ja koko projektin ajan, tulee tarkastella projektin olemassa olon oikeutusta. Monien tutkimusten mukaan projektien epäonnistumisen suurin yksittäinen tekijä on, että käynnistetään projekteja, joilla ei ole edes ollut onnistumisen edellytyksiä.

Liiketoimintaperuste oikeuttaa projektin olemassaolon

Epäonnistuneille projekteille ei yleensä ole laadittu business casea eli siltä puuttuu liiketoimintaperuste. Ja vaikka projektilla olisikin selkeä olemassaolon oikeutus aloitusvaiheessa, projektin edetessä se voi kadota eikä liiketointaperuste ei enää täyty.

Jo ennen kuin projektia lähdetään edes suunnittelemaan, tulisi laatia business case, joka kertoo, miksi projekti on olemassa ja mitä sillä saavutamme. Suunnittelun edetessä business casea täsmennetään ja se toimii ohjaavana tekijänä koko projektin ajan.

Projektin edetessä voi käydä niin, että sen liiketoimintaperuste ei enää täyty. Silloin projektin omistajalla ja ohjausryhmällä tulee olla rohkeutta keskeyttää projekti tarvittaessa.

Projektin riskit hallintaan

Riskienhallinnan tarkoituksena on varautua sellaisiin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi projektiin. Tärkeää olisi tunnistaa kriittiset asiat, joihin valmistautuminen voi estää katastrofin, säästää projektin kustannuksia tai varmistaa, ettei projektia jouduta keskeyttämään.

Riskienhallintaa projekteissa tulee tehdä aina projektin suunnitteluvaiheesta sen päättämiseen saakka ja sen pitää olla osa projektipäällikön päivärutiineja. Projektin riskit tunnistaminen ja niiden merkitys projektille tulee arvioida, jotta löydetään avainriskit. Ne ovat riskejä, joiden aktualisoituminen on projektille haitallista, mutta joiden esiintymisen estämiseksi tai niiden vaikutusta minimoimiseksi on tehtävissä jotakin.

Projektin avainriskeille tulee luoda havaitsemistrategia, välttämisstrategia sekä haittojen minimoimisstrategia. Avainriskeille tulee nimetä myös vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on kyseessä olevan riskin hallinta.

Onnistumisen avaimia projektiisi

Projektin onnistumisen avaimiksi monissa tutkimuksissa nähdään juuri hyvä ja realistinen projektisuunnittelu ja aikataulutus sekä jatkuva ja oikeaoppinen riskien hallinta. Kun ne ovat kunnossa, on projektin onnistumisen edellytyksetkin olemassa.

Keskeistä on myös seurata koko projektin olemassaolon ajan sen liiketoimintaperusteen eli business casen täyttymisen mahdollisuuksia ja olla valmis liiketoimintaperusteen kadotessa myös radikaaleihin toimenpiteisiin projektin osalta.

Tutustu projektinhallinnan koulutuksiin

Haluatko oppia ammattimaisessa projektinhallinnassa tarvittavia tietoja, hyviä toimintamalleja ja -menetelmiä?

Koulutuksissamme perehdyt esimerkiksi projektien aikataulutukseen, dokumentointiin, roolitukseen, riskienhallintaan, projektiviestintään ja projektipäällikönä toimimiseen kokeneen kouluttajan tuella.

Tutustu projektinhallinnan koulutuksiin!