Office 365 -pelikirja auttaa sovellusten viidakossa

Tarkoin valitut O365-sovellukset helpottavat työtäsi

Digitaalitekniikka mahdollistaa nykyaikana palveluita, joista ei vielä hetki sitten osattu kuvitellakaan. Kuten näistä työssä käytävistä keskusteluistakin voi päätellä, työkalujen ja toimittajien määrä on kasvanut räjähdysmäisesti ja niiden käyttötavat eivät ole yhteneväisiä.

Laajat sovelluskokonaisuudet sisältävät melkein kaiken maan ja taivaan väliltä, mutta eri appien nimet eivät välttämättä kerro mitään niiden toiminnasta. Päällekkäiset ja samaa tarkoitusta palvelevat työkalut vaikeuttavat tiedon löytymistä ja aiheuttavat moninkertaiset kustannukset.

Lisäksi henkilökohtaisten ja työhön liittyvien asioiden sekoittuminen hämärtää rajoja, mitä sovellusta saa käyttää, tai mitä suositellaan tai ehdottomasti kielletään käyttämästä.

Jos siis löydät itsesi tilanteesta, jossa jokin digitaalinen temppu pitää suorittaa, todennäköisesti sinulla on siihen jo sovellus pilvessä, läppärilläsi tai puhelimessasi. Et vain välttämättä tiedä sen nimeä tai saatko käyttää sitä työssäsi.

Pelikirja ohjeistaa Office 365 -sovellusten käytössä

Office 365 -pelikirja toimii ohjeistuksena yrityksissä ja organisaatioissa käytettävien työkalujen haasteisiin. Pelikirjasta löytyvät kattavat tiedot siitä, mihin sovelluksia on tarkoitus käyttää ja miten ne suhteutuvat toisiinsa.

Esimerkiksi organisaation asiakasviestinnästä pelikirja voi opastaa seuraavaa:

• Sähköposti on asiakasviestintämme päätyöväline, koska se toimii samalla viestinnän arkistona. Chat-viestimiä voi käyttää tarvittaessa, mutta ainoastaan epävirallisiin viesteihin.
• Pidämme asiakkaiden kanssa etäpalaverit Teams-kokouksina, ellei asiakas toisin vaadi.
• Jos asiakkaalle tarvitsee lähettää suuria tiedostoja, käytämme OneDrive for Business -tiedoston jakoa.

Esimerkiksi organisaation tiedostojen hallinnasta pelikirja voi opastaa seuraavaa:

• Yhteiset tiedostot tallennamme oletuksena aina Teams-tiimeihin.
• Jos haluat antaa tiimin ulkopuoliselle kollegalle käyttöoikeuden tiedostoon, käytä Jaa tiedosto -toimintoa Teamsista.
• Salassapidon alaiset tiedostot tallennamme aina M-files -dokumentinhallintaan. Muita tallennussijainteja ei saa käyttää.

Kokemus tuo projektiin kustannustehokkuutta

Yksikään pelikirja ei ole täysin samanlainen, sillä yritykset ja organisaatiotkin ovat omanlaisiaan. Pelikirja-projektissa ei tarvitse lähteä kuitenkaan täysin nollasta, koska alkuun auttavat muun muassa tietoturva, parhaat toimintatavat ja sovellusten rajoitukset.

Työläin, aikaa vievin ja samalla vaikein vaihe on selvittää käytössä olevat sovellukset ja niiden käyttötavat, tutustua jo olemassa oleviin sekä investoitaviin työkaluihin sekä luoda malli ja aikataulu uusille toimintatavoille. Tässä vaiheessa kokemus on valttia, sillä on äärimmäisen vaikea arvioida ja asettaa tavoitteita, jos sovellusten ominaisuudet ja parhaat toimintatavat eivät ole tuttuja.

Wisteciltä saat tarvittaessa apua. Asiantuntijamme tuntevat sovelluskokonaisuudet ja niiden parhaat toimintatavat sekä teoriassa että lukuisista asiakasprojekteista saadun kokemuksen ansiosta. Meillä on valmiita “patenttiratkaisuja” erilaisiin haasteisiin sekä enemmän kuin riittävä osaaminen uusien ratkaisujen kehittämiseen.

Tieto on voimaa: kartoittamisen periaatteet

Pelikirjan suunnittelu lähtee aina tiedon keruusta: mitä sovelluksia nyt on käytössä ja miten niitä todellisuudessa käytetään?

Monissa organisaatioissa on harmillisen usein, ohjauksen puutteesta johtuen, toimintatavat ja työkalut vaihtelevat suuresti eri yksiköiden välillä. Esimerkiksi tiedostojen hallinnassa yksi yksikkö pitää kynsin hampain kiinni verkkolevyistä ja toinen on siirtynyt jo täysin pilvipalvelujen käyttöön.

Henkilöstö on myös voinut ottaa käyttöön yrityksen omien sovellusten ulkopuolelta esimerkiksi WhatsAppin tai Facebookin. Ne voivat olla erittäin näppäriä sovelluksia ongelmatilanteiden ratkaisuun, mutta on tärkeää muistaa, että molemmat ovat henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettuja sovelluksia, joiden yrityskäyttö on toimitusehtojen vastaista. Työnantajalla ei esimerkiksi ole oikeutta avata työntekijän Facebook-tiliä ilman henkilön lupaa tai oikeuden päätöstä.

Mitä siis käytämme, miten toimintatavat ovat nyt ja tietenkin mitä työkaluja meillä on ilman investointeja käytettävissä.

Pelikirjan pohja sisältää yrityksen käytössä olevien sovellusten ja yleisimpien toimintatapojen kartoittamisen mallin. Autamme myös löytämään poikkeukset ja ne toimintamallit, joita ei kannata muuttaa.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty: avainhenkilöiden työpaja

Pelikirja-projektin seuraavassa vaiheessa tutustumme yhdessä uusiin työkaluihin. Työpajassa perehdymme markkinoilla oleviin sovelluksiin ja istutamme ne jo käytössä olevien tueksi.

Esimerkiksi pohdimme sitä, missä vaiheessa henkilöstön sisäisen viestinnän toimitavat ovat nyt. Henkilökohtaisessa maailmassa viestintä on siirtynyt hitaasti, mutta varmasti yhteisölliseen malliin, jossa mummot ja vaarit jakavat WhatsApp-ryhmässä valokuvia mökkirannan kuikasta naapuruston ystäville.

Myös yrityksissä kahdenväliset sähköpostikeskustelut muuttuvat ryhmächattien kautta foorumimallisiksi keskustelusäikeiksi. Muutos on työn tehokkuuden kannalta äärimmäisen positiivinen, mutta siihen ei voi hypätä kerralla, vaan vaiheittain.

Kartoituksen ja työpajan lopputuloksena on yritykselle tai organisaatiolle räätälöity toimintatapojen malli eli Pelikirja.

Lue lisää Pelikirjasta

Tarvitsetko lisätietoa Wistecin Office 365 -pelikirjasta ja sen toteuttamisesta juuri sinun henkilöstöllesi? Lue lisää verkkosivultamme Office 365 -pelikirja tai ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!