Säästääkö Teams oikeasti rahaa ja aikaa?

Viimeiset vuodet ovat olleet yrityksissä sisäisen viestinnän vallankumous. Yhä useampi organisaatio on ottanut käyttöönsä ratkaisuja, joilla sisäistä viestintää on siirretty pois sähköpostista, kohti näppärämpiä ratkaisuja.

Vielä muutama vuosi sitten viestintäratkaisut olivat yksinkertaisia pikaviestimiä, kuten Lync tai Googlen Talk. Viime vuosien suosituimmat ja tehokkaimmat ratkaisut ovat olleet Slack ja Teams sekä muut enemmän keskustelufoorumin tyyliä luovat vaihtoehdot. Kuten kuka tahansa Slackista tai Teamsistä innostunut tietää, niiden käyttö on mahtavaa ja mukavaa.

Ovatko säästöt todellisia?

Onko näistä viestimistä oikeasti hyötyä ja ajansäästö todellista, vai muodostavatko ne vain uusia tapoja hukata aikaa?

Microsoftin tilasi asiasta selvityksen Forrester Consultingilta, ja tulokset olivat sangen mielenkiintoisia. The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams -tutkimuksen keskeiset löydökset olivat nämä:

Etuja oli toki muitakin, sillä tutkimuksen mukaan esimerkiksi:

• työntekijöiden tyytyväisyys kasvoi
• henkilöstön vaihtuvuus pieneni
• uusien työntekijöiden perehdytys helpottui
• työn katkokset vähenivät
• tiedon löytämiseen liittyvät kustannukset laskivat

Säästöä ei synny ilman osaamista

Forresterin tutkimuksen mukaan Teams siis mahdollistaa varsin mittavia säästöjä ja tehokkuuden kasvua. Ja vieläpä ilman, että työntekijät hermostuvat, vaan pikemminkin niin, että tyytyväisyys kasvaa!

Tämä voi kuulostaa liian hyvältä ollakseen totta ja sitä se valitettavasti monessa organisaatiossa onkin. Teams ei nimittäin kasvata tehokkuutta tai vähennä kuluja yhtään – jos sitä ei oteta käyttöön kunnolla.

Ongelma on seuraava: liian moni Teamsin kaltainen palvelu otetaan käyttöön ainoastaan ottamalla itse sovellus käyttöön ilman, että sovitaan käytöstä ja käytännöistä, saatikka  tekemättä sen suhteen mitään strategiaa, käytäntöjä tai käyttökoulutusta.

Olen itsekin ollut usealla asiakkaalla kouluttamassa täysin muuta aihetta ja huomannut, että Teams on kyllä asiakkaalla käytössä, mutta hän ei itse siitä tiedä tai ymmärrä, mihin sitä voisi käyttää. Silloin on varsin turhaa odottaa saavansa mitään säästöjä, tehokkuuden kasvua tai tyytyväisempiä työntekijöitä.

Henkilökohtaiset hyödyt löytyvät koulutuksen avulla

Teamsin oikeaan käyttöön kuuluu siis organisaation sisäistä pohdintaa siitä, millä tavalla ja miten Teams otetaan käyttöön sekä käyttäjien perehdytys sovellukseen.

Perehdyttämisen osuus on Teamsissä erityisen tärkeää, sillä jos kaikki eivät ota sitä käyttöön, hyödyllisyys organisaatiolle jää äkkiä rajalliseksi. Viestintävälineet  menestyvät vain, jos niillä voi viestiä vaivattomasti kenen kanssa tahansa ja milloin vain. Aktiiviseen käyttöön ei siirrytä, jos osaa ihmisistä ei tavoiteta Teamsin kautta.

Ratkaisevinta organisaation säästöjen saamiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi on näyttää työntekijälle henkilökohtaisesti ja konkreettisesti ne Teamsin edut, joista hän hyötyy omassa työssään.

Me Wistecillä olemme auttaneet jo useampien organisaatioiden työntekijöitä ja tulokset näkyvät heidän päivittäisessä työnteossaan. Teamsin kanssa voit joko jättää säästöt tuurin varaan tai pelata varman päälle, me suosittelemme jälkimmäistä.

Ota Teams tehokäyttöön!

Jos Teams ei ole vielä tuttu tai haluaisit käyttää sitä entistäkin tehokkaammin, tule koulutukseen! Löydät koulutuskalenteristamme kaikki aiheeseen liittyvät koulutukset hakusanalla Teams.